Offre d'emploi

Réceptionniste / administrateur de bureau

Candidature spontanée

POSTE: Réceptionniste / administrateur de bureau

RELÈVE DE: Directrice, Administration
Emplacement: Siège social, Montréal, Québec

Relevant de la directrice de l'administration, la réceptionniste / administrateur de bureau sera responsable de:

RESPONSABILITÉS

  • Agir en tant qu'administrateur de bureau et gérer toutes les fonctions de gestion de bureau :
    • Gérer la zone de réception et gérer le système de messagerie vocale;
    • Redémarrez la boîte vocale si nécessaire;
    • Gérer la boîte vocale pendant les vacances (modifier les dates de début et de fin des vacances);
    • Veiller à ce qu'une zone de réception propre et organisée soit maintenue à tout moment;
    • Commander des fournitures (meubles, eau, café, papier, etc.);
    • S'assurer que la table de construction est propre au quotidien;
    • Coordonner les réservations de salles de conférence, les rendez- vous et les réunions;
    • S'assurer que toutes les salles sont propres après les réunions;
    • Configurer des téléphones pour les nouveaux employés;
    • Envoyer des instructions téléphoniques aux nouveaux employés;
    • Mettre à jour la liste téléphonique des employés;
    • Mettre à jour la liste d'inventaire informatique des employés;
    • Commander de nouveaux meubles et coordonner;
    • Préparer des cadeaux de bienvenue pour les nouveaux employés et s'assurer que l'inventaire est disponible.
  • Accueillir courtoisement les visiteurs à la réception;
  • Servir les clients en personne et au téléphone et représenter l'entreprise selon les plus hauts standards de service à la clientèle;
  • Gérer et transférer les appels téléphoniques;
  • Gérer le courrier et effectuer des tâches administratives;
  • Gardez les fichiers clients à jour et bien classés;
  • Maintenir l'ordre préétabli d'un dossier client standard (et s'assurer de l'exhaustivité de tous les documents requis);
  • S'assurer de l'exhaustivité de tous les documents requis à partir des fichiers fournisseurs (factures / contrats);
  • Photocopies: Conservez des copies des contrats (ex: Maîtres Bâtisseurs), assurez-vous de toujours avoir la dernière version en dossier, y compris une copie de tous les documents connexes);
  • Dépôts: scannez les dépôts quotidiennement pour la banque TD;
  • Tenir à jour les tableaux MLS - location de parking :
    • Bâtiment / nombre de stationnement / locataire / $ / période de location (début / fin) / option de renouvellement
  • Aider le département de développement avec les tâches administratives (si nécessaire);
  • Toutes autres tâches assignées par votre supérieur.

QUALIFICATIONS                                                                                                              

  • DEP / DEC en administration ou secrétariat ou équivalent;
  • Une expérience minimale de trois (3) ans dans un poste similaire;
  • Maîtrise de MS Office (Word, Excel);
  • Excellentes compétences en service à la clientèle;
  • Solides compétences organisationnelles;
  • Capacité à bien travailler avec les autres dans des situations de délais et à réagir aux changements de priorités;
  • Autonome et avec l'initiative développée;
  • Dynamique, souriant, discret et ponctuel;
  • Grande adaptabilité et flexibilité;
  • Bonnes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français.

POURQUOI DEVMONT?

  • Salaire concurrentiel;
  • 4 semaines de vacances alignées sur l'industrie de la construction;
  • Assurance collective (y compris un compte de dépenses santé!);
  • Un abonnement de remise en forme ou un remboursement d'activité de 50%;
  • Culture dynamique.

Vous êtes disponible, flexible, motivé et prêt à relever les défis? Faites-nous parvenir votre CV à emploicv@devmont.ca.

 

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

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